Conservazione sostitutiva

La Conservazione Sostitutiva è una procedura che conferisce ”VALORE LEGALE” all’archiviazione dei documenti informatici, essa è regolamentata dalla vigente normativa.

Per rendere legale un documento informatico come contratti, fatture, bilanci, libri fiscali, estratti conto, bisogna firmarlo digitalmente ed effettuare su di esso, una marcatura temporale, permettendo che l’esibizione dei documenti sia opponibile a terzi.

Il nostro software è in grado di soddisfare tutte le normative esistenti anche quelle relative alla privacy, di gestire anche archivi di notevole dimensione per i processi di conservazione specifici per ogni tipo di attività e/o ramo aziendale, rispettando e permettendo la condivisione dei documenti anche in aree esterne all’azienda o per azienda divise su più strutture remote, e gestibile inoltre, anche la multiazienda cioè la conservazione di documenti afferenti da diverse aziende (tipicamente per un gruppo o per un centro servizi).

E’ garantita anche la concatenazione dei supporti per garantire la consecutività in ambiti documentali quali il LUL (Libro unico del lavoro), dove il software deve garantire la continuità dei documenti ed anche dei supporti, inserendo nell’indice di Conservazione di un supporto i riferimenti univoci al supporto precedente, rendendo permanente la sequenza dei supporti stessi.

La Normativa Italiana è completa e permette la completa “DEMATERIALIZZAZIONE” dei documenti contabili e fiscali. Evidenziamo le seguenti norme che oggi sono il riferimento nella conservazione costitutiva.

  • – DPCM 3 dicembre 2013 (Abroga di fatto la delibera CNIPA 19.2.2004 n.11) che riguarda le caratteristiche funzionali dei sistemi di conservazione.
  • – Decreto Legislativo del 17 Giugno 2014 (sostituisce il Decreto MEF del 23 Gennaio 2004) riguarda le caratteristiche dei sistemi software di conservazione, include alcuni riferimenti espliciti a specifiche regole tecniche